Sisältö
Tehokkaan arkistointijärjestelmän avulla voit säästää aikaa ja energiaa, kun sinulla on tärkeitä tietoja, jotka on palautettava nopeasti suurista tiedostoista. Arkistointijärjestelmiä on kahta tyyppiä: ne käyttävät numeroita tai numeerisia järjestelmiä ja kirjaimia tai aakkosellisia järjestelmiä. Näiden järjestelmien käytön oppiminen on välttämätöntä, jotta päätetään sinulle parhaiten sopivasta. Vaikka luokkia on useita, näiden arkistointijärjestelmien perusteiden ymmärtäminen on helppoa.
Päätä, minkä tyyppinen aakkosellinen ja numeerinen järjestelmä toimisi parhaiten asiakirjatyypeille, jotka haluat arkistoida. Harkittavana on kolme aakkosellista perusjärjestelmää ja neljä numeerista järjestelmää, joista yleisin on desimaalijärjestelmä. Kolme aakkosellista järjestelmää ovat ajankohtaisia, tietosanakirjoja ja maantieteellisiä.
Aloita määrittelemällä "ajankohtainen aakkosellinen" järjestelmä. Tätä kutsutaan myös "sanakirja" -järjestelmäksi ja se on helpoin ymmärtää. Tässä tapauksessa jokaisella tiedostolla on otsikko ja kyseiset otsikot on järjestetty aakkosjärjestyksessä A: sta Z: ään. Niitä ei ole ryhmitelty aiheisiin eikä niissä ole luokkia, joten tämä järjestelmä on yleensä paras pienemmille tiedostoille.
Ymmärrä "tietosanakirja" tai "luokiteltu" järjestelmä. Tässä järjestelmässä on suuria yleisiä otsikoita tai aiheita, kuten historiaa tai filosofiaa, joiden sisällä on pienemmät aiheet ryhmitetty aakkosjärjestykseen. Näiden alaotsakkeiden sisällä voi olla aakkosjärjestykseen lisä tiedostoja. Esimerkiksi historiassa voisi olla alaotsikoita, joiden otsikko on vuosikymmeniä, ja tiedostojen sisällä tiedostoja, jotka osoittavat tiettyjä historian näkökohtia, kuten tekniikkaa tai sotaa. Nämä alaluokat voivat jatkua, kunnes sinusta tuntuu, että arkistointijärjestelmä on tehokas sinulle.
Harkitse "maantieteellisen" järjestelmän oppimista asiakirjoille, jotka sisältävät paikkoja koskevia tietoja. Samoin kuin tietosanakirjajärjestelmä, tässä järjestelmässä on suuria luokkia, kuten maita tai osavaltioita, joiden alaluokat, kuten kaupungit, sijaitsevat aakkosjärjestyksessä.
Ymmärtää ainakin desimaalijärjestelmän perusteet. Tämä on Dewey-desimaalijärjestelmä, jota kirjastot käyttävät useimmiten luokittelemaan kirjoja ja vertailumateriaaleja puhelinnumeroiden perusteella. Tässä tapauksessa sinulla voi olla enintään 10 luokkaa, koska desimaalirajoitus käyttää vain lukuja nollasta yhdeksään. Nämä kymmenen luokkaa voidaan sitten jakaa 10 lisäkategoriaan niin usein kuin tarvitaan samalla tavalla kuin tietosanakirja-aakkosellinen järjestelmä toimii.
Jakaa desimaalijärjestelmä helppokäyttöisiksi palasiksi. Ehkä nykyinen kirjasto vaatii esimerkiksi, että sinulla on kolme desimaalia, joten kymmenen luokkiasi luokitellaan 000, 100, 200 ja niin edelleen, jokaisella on otsikko. Jokaisen näistä olisi alaluokkia, kuten 002 tai 103, kunnes kaikki desimaalit on täytetty. Tässä tapauksessa 002 tarkoittaa luokkaa 000: ssa ja 103 tarkoittaa luokkaa 100: ssa. Tämä järjestelmä on hyvä erittäin suurille tietomäärille, koska desimaalit voidaan laajentaa ja lisätä tarpeen mukaan.